Die Gefahren, nicht zu wissen, was man will

Wenn wir nicht wissen, was wir wollen, können wir in zwei Fallen tappen: an Konventionen festhalten oder versuchen, Gewissheit zu kaufen.

Die erste Falle ist das Festhalten an Konventionen. Wenn wir keine Alternative zu einem konventionellen Lebensstil gefunden haben, ist es schwer, ihn zu vermeiden. Als Kinder dürfen wir träumen, aber wenn wir erwachsen werden, sagt man uns, dass wir praktisch und realistisch sein sollen. Uns wird gesagt, dass wir Entscheidungen treffen sollen, die es uns ermöglichen, den konventionellen Lebensstil zu leben, einen guten Job zu haben, eine Familie zu gründen und einen Sportwagen zu kaufen. Aber du willst nicht die Art von Person sein, die sich mit Langeweile und dem Status Quo zufrieden gibt. Diese Art von Mensch zu werden, sollte dir mehr Angst machen als alles andere, was du tun könntest.

Die zweite Falle schnappt uns, wenn wir nicht wissen, was wir wollen. Bis wir es herausgefunden haben, entscheiden wir uns zu arbeiten, bis wir genug Geld haben, um alles zu tun. Wenn du dich noch nicht für eine Verwendung deines Geldes entschieden hast, wirst du versuchen, immer mehr zu bekommen, damit du, wenn du herausfindest, was du willst, genug hast. Du versuchst, mit Geld Gewissheit zu kaufen. Zum Beispiel hat die Firma von Tim Ferris, BrainQUICKEN LLC, einen Punkt erreicht, an dem sie ohne jeglichen Input für ihn selbst laufen konnte. Da ihm aber nichts einfiel, was er mit seiner Zeit anfangen konnte, arbeitete er weiter, obwohl er es nicht musste.

Dreamlining

„Dreamlining“ ist eine Methode, um Träume mit Zeitvorgaben zu versehen. Es ist ähnlich wie das Setzen von Zielen, unterscheidet sich aber in diesen Punkten:

Die Träume sind klar definiert. Die Träume müssen unrealistisch sein. Die Träume sind Dinge, die du in der Zeit, die du hast, tun wirst, wenn du sie nicht mehr mit Arbeit verbringst. Es gibt sieben Schritte zum Dreamlining:

1. Brainstorming der Träume. Erstelle zwei Listen, eine für einen Zeitrahmen von sechs Monaten, eine für 12 Monate. Zähle bis zu fünf Dinge auf, die du haben möchtest, fünf, die du sein möchtest, und fünf, die du in jedem dieser Zeiträume tun möchtest. Mach dir keine Gedanken darüber, wie du eines dieser Dinge bekommen würdest; konzentriere dich einfach auf das, was du willst. Und sei ehrlich – schreibe keine Dinge auf, die dich gut aussehen lassen würden, die du eigentlich gar nicht willst (z.B. das Heilmittel für Krebs zu entdecken). Wenn du nicht weiterkommst:

• Denke an etwas, das du nicht willst, und schreibe dann das Gegenteil.
• Frage dich, was du täglich tun würdest, wenn du 100 Millionen Dollar hättest.
• Überlege dir, was dich jeden Morgen beim Aufwachen wirklich begeistern würde.
• Wähle einen Ort, an den du reisen möchtest, einen Punkt auf deiner Bucket-List, eine Sache, die du täglich tun möchtest, eine Sache, die du wöchentlich tun möchtest, und eine Sache, die du schon immer lernen wolltest, wie man sie macht. (Die Dinge, die du tun willst, sind tendenziell schwieriger zu finden).

2. Wandle die „zu sein“-Liste in To-Dos um, indem du eine bestimmte Handlung findest, die zeigt, was du geworden bist.

Wenn du zum Beispiel eine andere Sprache fließend sprechen möchtest, könnte dein To-Do sein, ein zehnminütiges Gespräch mit einem Muttersprachler zu führen.

3. Priorisiere deine Träume. Wähle auf der Sechs-Monats-Liste deine vier wichtigsten und spannendsten Träume aus allen Spalten aus. Mache das Gleiche mit der 12-Monats-Liste.
4. Rechne die monatlichen Kosten für jeden der vier wichtigsten Träume aus (Kosten für Unterricht, Miete, etc.). Denke dabei an die monatlichen Kosten und nicht an die Gesamtkosten. Du kannst den Rechner auf der Website des Autors zur Hilfe nehmen.

Zum Beispiel, für eine einmalige Ausgabe wie eine Reise nach Peru, die $3000 kostet, auf einer 6-monatigen Zeitachse, sind es $500/Monat.

5. Rechne weiter: Berechne dein „Ziel-Monatseinkommen (TMI)“. Addiere die monatlichen Kosten für jeden deiner vier Träume und füge noch 30% für Sicherheit oder Ersparnisse hinzu. Diese Zahl ist dein TMI. Du kannst auch dein tägliches Einkommen berechnen. Wahrscheinlich ist der Betrag niedriger, als du denkst, und er wird weiter sinken, wenn du dich für mehr Dinge entscheidest, die du tun willst, anstatt Dinge, die du haben willst.
6. Überlege dir drei Schritte, um jeden deiner vier Träume zu erreichen. Die drei Schritte müssen dich nicht den ganzen Weg zum Ziel bringen; sie sind einfach dazu gedacht, dass du Fortschritte machst. Deine Schritte sollten einfach (in weniger als 5 Minuten machbar) und klar definiert sein. Schritt 1 sollte jetzt machbar sein, Schritt 2 morgen und Schritt 3 übermorgen. Die „morgen“ und „übermorgen“ Aktionen sollten an diesen Tagen vor 11 Uhr abgeschlossen sein.

Zum Beispiel könnte Schritt 1 sein, etwas zu recherchieren. Suche dir einen Experten, mit dem du reden kannst, anstatt selbst zu recherchieren – das geht schneller und du wirst nicht überfordert.

7. Mache alle ersten Schritte sofort. Wenn du diesen Schritt nicht sofort machst, wirst du ihn aufschieben, und wenn du das einmal getan hast, wirst du ihn nie tun. Nutze Schuldgefühle, um dich dazu zu bringen, Schritte zu unternehmen – wenn du ein Treffen mit jemandem vereinbarst, wirst du dich schlecht fühlen, wenn du es absagst.

Eliminiere Aktivitäten, die deine Zeit verschwenden

Schritt E erklärt, wie du dir die Zeit nimmst, um deine Träume zu erreichen, die du in Schritt D festgelegt hast.

Der 4HWW Lebensstil verlangt von dir, dass du deine Vorstellungen von Zeit neu bewertest. Zuerst solltest du beachten, dass unproduktive Geschäftigkeit schlecht ist. Geschäftigkeit nimmt viel Zeit in Anspruch und ist eine Form der Prokrastination. Unwichtige Dinge zu tun, steht im Weg, um Dinge zu tun, die eigentlich eine hohe Wirkung hätten, aber unbequem sind.

Zweitens: Gib das Zeitmanagement auf. Zeitmanagement impliziert, dass du so viele Dinge in einer begrenzten Zeit zu erledigen hast, dass du Dinge in deinen Zeitplan tetrisieren musst. Das ist keine Situation, in der du sein willst.

Anstatt so beschäftigt zu sein, musst du deine Zeit managen, die Anzahl der Dinge, die du zu tun hast, verringern und die Zeit, die du damit verbringst, verringern. Wenn du mehr erledigen willst, musst du weniger tun.

Der Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz Effektivität bedeutet, wichtige Dinge zu tun, die dir helfen, Ergebnisse zu erzielen. Effizienz bedeutet, Dinge (unabhängig davon, ob sie wichtig sind oder nicht) auf dem schnellstmöglichen Weg zu erledigen.

Obwohl Effektivität produktiver ist, konzentriert sich die konventionelle Belegschaft auf Effizienz, weil sie leichter zu messen ist. Effizienz kann nützlich sein, aber nur, wenn sie auf Dinge angewendet wird, die wirklich wichtig sind. Denke daran, dass wie lange du damit verbringst, etwas zu tun, oder wie gut du es machst, keinen Einfluss auf seine Wichtigkeit hat.

Pareto und die 80/20-Regel

Der italienische Wirtschaftswissenschaftler Pareto entdeckte, dass im Allgemeinen 80% der Ergebnisse mit 20% des Aufwands erzielt werden. (In manchen Fällen kann sich das Verhältnis sogar noch weiter auf bis zu 99/1 verschieben.) Diese Regel gilt sowohl im positiven als auch im negativen Sinne. Zum Beispiel erzeugen die oberen 20% deiner Freunde wahrscheinlich 80% deines sozialen Glücks. Deine unteren 20% erzeugen wahrscheinlich 80% deiner Probleme. Daher kannst du diese Regel nutzen, um sowohl Zeit für dich zu gewinnen als auch deine Probleme zu verringern:

Mache eine To-Do-Liste mit den 20% der wichtigen Dinge in deinem Leben, die Ergebnisse oder Glück erzeugen. (Wenn du nicht weißt, was die wichtigsten 20% deiner Aktivitäten sind, achte einen oder zwei Monate lang auf jede deiner Handlungen, um herauszufinden, welche die meisten Ergebnisse erzeugen). Erstelle eine „Don’t-do“-Liste mit den 20% der unwichtigen Dinge, die Zeit verschwenden oder dich unglücklich machen. Als Tim Ferris zum Beispiel von der 80/20 Regel erfuhr, bewertete er sein Unternehmen BrainQUICKEN LLC. Fünf von seinen 120 Kunden generierten 95% seines Umsatzes und sie bestellten immer regelmäßig und professionell. Die anderen 115 Kunden, die nur 5% seines Umsatzes generierten, verursachten auch fast alle seine Probleme.

Als Ferriss dies erkannte, hörte er sofort auf, die meisten seiner unproduktiven Kunden anzusprechen. Wenn sie bestellten, erfüllte er die Bestellung, aber er kontaktierte sie nicht. Es gab zwei unhöfliche Unternehmen, die genug zu seinen Einnahmen beitrugen, um es mathematisch wert zu sein, sie zu verfolgen, aber sie waren den Tribut an seine mentale Gesundheit nicht wert. Er kontaktierte beide, um ihnen zu sagen, dass er sie nicht mehr bedienen würde, wenn sie nicht höflich sein könnten. Er brauchte ihr Geld nicht wirklich; er dachte nur, er bräuchte es, weil die Konventionen der Belegschaft ihm das sagten. Ein Kunde ging, und der andere änderte sein Verhalten.

Schließlich studierte Ferriss seine fünf Top-Kunden und nutzte die Gemeinsamkeiten zwischen ihnen, um andere, ähnliche Kunden zu finden. Am Ende hatte er acht Top-Kunden, die regelmäßig bestellten, ohne dass er eingreifen musste. Sein Einkommen stieg und seine Arbeitsstunden gingen zurück.

Parkinsons Gesetz

Parkinsons Gesetz besagt, dass die Zeit, die du für ein Projekt hast, dir vorgibt, wie wichtig und schwierig du es findest. Du wirst die gesamte erlaubte Zeit nutzen, auch wenn das Projekt sie eigentlich nicht benötigt. Außerdem kann es sein, dass du das Projekt schlechter machst, als wenn du weniger Zeit hättest, weil der Zeitdruck dich zwingt, dich zu konzentrieren.

Mitarbeiter fallen dem Parkinsonschen Gesetz immer wieder zum Opfer. Es ist nicht unbedingt ihre Schuld – weil sie von 9 bis 17 Uhr arbeiten müssen, finden sie Dinge, die sie tun müssen, um die ganze Zeit auszufüllen.

Unternehmer haben jedoch keinen festen Zeitplan, wenn sie also mehr Zeit als nötig aufwenden oder sich extravagante Fristen setzen, haben sie keine Entschuldigung. Sie kopieren entweder den Status Quo oder sind in einer schlechten Gewohnheit gefangen.

Das Beste von beidem

Um die meiste Zeit für dich zu gewinnen, solltest du sowohl die 80/20 Regel als auch das Parkinsonsche Gesetz anwenden. Erledige nur wichtige Aufgaben und gib dir kurze Fristen, um sie zu erledigen.

Charney ist zum Beispiel ein Technologie-Verkäufer mit kleinen Kindern. Um mehr Zeit für seine Familie zu gewinnen, befolgte er die 80/20-Regel. Dreimal am Tag fragte er sich, ob er produktiv oder nur beschäftigt war. Wenn er nur beschäftigt war, hörte er mit dem auf, was er gerade tat und ging zu einer Aufgabe über, die tatsächlich wichtig war. Um Parkinsons Gesetz anzuwenden, nahm er sich montags und freitags frei, um die Zeit zu reduzieren, die er für seine Arbeit brauchte. Nach fünf Wochen arbeitete er nur noch 18 Stunden pro Woche und war viermal so produktiv wie bei einer 40-Stunden-Arbeit.

Die Anwendung der Gesetze

Es gibt einige Fragen, die du dir stellen solltest, wenn du lernst, die 80/20 Regel und das Parkinsonsche Gesetz auf deinen Job und dein Leben anzuwenden. Behalte bei der Beantwortung im Hinterkopf, dass du dein Einkommen so wenig wie möglich negativ beeinflussen willst.

• Wenn du nur zwei Stunden am Tag arbeiten könntest, welche Dinge würdest du tun? Stell dir vor, dein Arzt hat dir verboten, mehr zu arbeiten und es gibt absolut keine Möglichkeit, dies zu umgehen.
• Wenn du nur zwei Stunden pro Woche arbeiten könntest, was sind die Dinge, die du tun würdest? Nutzt du das Parkinsonsche Gesetz voll aus? Mache einige oder alle der folgenden Dinge: Versuche, die Zeit, die du arbeitest, zu minimieren. Nimm dir ein oder zwei Tage pro Woche frei und gehe jeden Tag um 16 Uhr. Halte deine To-Do-Liste kurz und setze dir kurze Fristen. Dies wird dir helfen, Details zu ignorieren.
• Verwendest du einen Countdown-Timer, um Fristen im Auge zu behalten? Welche drei Dinge tust du, um wichtige Dinge zu prokrastinieren? Prokrastinierst du wichtige Dinge, indem du Beschäftigungen erfindest? Betrachte diese Frage dreimal am Tag. Du kannst ein Post-It an deinen Monitor kleben oder eine digitale Erinnerung einstellen, um dich an die Frage zu erinnern. Du kannst auch eine Zeiterfassungssoftware verwenden, die dir sagt, wann du mehr als eine bestimmte Zeit mit Prokrastination verbringst (auf E-Mails, sozialen Medien und so weiter).

Wenn du das Gefühl hast, dass du mehr Zeit brauchst, was kannst du dann loswerden? Betrachte zum Beispiel Menschen, Verpflichtungen und Gedanken.

• Wenn du 80% der zeitraubenden Arbeiten einstellen müsstest, was würdest du einstellen? Zum Beispiel finden die meisten Menschen das Checken von E-Mails und die Teilnahme an Meetings zeitraubend.
• Wenn du heute nur eine Sache erledigen kannst, was ist die Sache, über die du froh sein wirst, dass du sie erreicht hast? Erstelle heute Abend die To-Do-Liste für morgen. Die Liste sollte nie mehr als zwei wirklich wichtige Dinge enthalten. Der Autor empfiehlt, ein Blatt Papier für die Liste zu verwenden, da der Platz begrenzt ist.

Wenn zum Beispiel etwas zeitkritisch erscheint, aber nicht so wichtig ist, überlege, was passiert, wenn du es nicht erledigst. Wenn du ein Buch an dem Tag zurückbringst, an dem es fällig ist, anstatt etwas Wichtiges zu tun, sparst du dir vielleicht einen Dollar Verspätungsgebühr, aber du wirst das Wichtige nicht erreicht haben, was eine viel größere Konsequenz ist, als einen Dollar zu verlieren. Bist du multitaskingfähig? Mache niemals Multitasking. Es ist ineffizient und wenn du dich dabei ertappst, es zu tun, liegt es daran, dass du deine Prioritäten nicht gesetzt hast. Multitasking mag dir das Gefühl geben, effizienter zu sein, aber das ist eine Täuschung.

Welche 20% der Menschen, die du kennst, sorgen für 80% deiner lohnenden sozialen Interaktion und welche 20% sind für 80% deiner Negativität verantwortlich? Denke darüber nach, wer positiv ist und wie du die Zeit, die du mit ihnen verbringst, erhöhen kannst, und wer negativ ist und wie du die Zeit, die du mit ihnen verbringst, verringern kannst. Was passiert mit den negativen Menschen, wenn du sie gar nicht mehr siehst, anstatt nur die Zeit mit ihnen zu reduzieren? Mit Menschen Schluss zu machen ist schwer und tut weh, aber es ist sehr wichtig, da du stark von den fünf Menschen beeinflusst wirst, denen du am nächsten stehst. Es gibt zwei Möglichkeiten, sich von negativen Menschen zu trennen:

• Sag der Person, dass du dir Sorgen über ihren negativen Einfluss auf dein Leben machst. Wenn sie negativ reagiert, hast du deinen Standpunkt bewiesen und du kannst aufhören, sie zu sehen. Wenn sie sich ändern wollen, verbringe mindestens 14 Tage ohne diese Person, damit du dich auf die positiven Menschen konzentrieren kannst, und versuche dann wieder mit ihnen zu interagieren. Es sollte eine Frist für die Beziehung geben.
• Vermeide höflich den Kontakt. Wenn du nicht direkt mit jemandem Schluss machen willst, habe jedes Mal einen Grund, sie nicht zu sehen (beschäftigt zu sein ist ein guter), wenn sie reden oder sich treffen wollen.

Ignoriere unwichtige oder nicht umsetzbare Informationen

Zu lesen und sich zu informieren nimmt viel Zeit in Anspruch. Wenn du mehr freie Zeit haben willst, musst du die Zeit, die du mit dem Konsum von Informationen verbringst, drastisch reduzieren. Tu dies, indem du alles ignorierst, was nicht wichtig ist oder wogegen du nichts tun kannst. Tim Ferris liest zum Beispiel nur die Schlagzeilen der Zeitung, wenn er zum Mittagessen geht. Er verbringt nur vier Stunden im Monat damit, das Inc. Magazin und etwa ⅓ des Response Magazins zu lesen. Er geht davon aus, dass wenn etwas wirklich Wichtiges passiert, gegen das er etwas unternehmen muss, er es von jemandem erfahren wird. In fünf Jahren hat seine „Ignoranz“ noch nie ein Problem verursacht.

Der Schlüssel zu dieser Ignoranz ist, dass sie selektiv ist. Ignoriere alles, was die Welt dir an den Kopf wirft. Wenn du Informationen brauchst, suche sie, idealerweise in einem besser verdaulichen Format als das Original. Zum Beispiel lernte Ferriss genug, um bei der letzten Bundestagswahl zu wählen, indem er folgendes tat:

• Er fragte kluge amerikanische Freunde mit ähnlichen Werten wie er, wie sie wählen würden.
• Er lebte zu der Zeit in Berlin und fragte seine Freunde dort nach einer Außenperspektive.
• Er schaute sich die Präsidentschaftsdebatten an.

Das war nicht nur ein effizienter Weg, um all diese Informationen zu bekommen, sondern auch kostenlos.

Wenn du keine Freunde hast, die dich zu einem bestimmten Thema beraten können:

• Lies ein Buch zu diesem Thema. Wähle es aufgrund von Rezensionen und Autorität aus. Lies nur die Teile, die unmittelbar relevant sind.
  • Als Ferris zum Beispiel versuchte, Die 4-Hour Workweek zu veröffentlichen, gab es tonnenweise Bücher darüber, wie man veröffentlicht wird. Er entschied sich für eines von Erstautoren wie ihm, die das Gleiche gemacht hatten, was er wollte – ein Buch an den größten Verlag der Welt zu verkaufen.

Nutze das, was du aus dem Buch gelernt hast, um dir gute Fragen auszudenken. Setze dich mit Experten auf dem Gebiet in Verbindung, um Antworten zu erhalten. So bekommst du nicht nur Informationen, sondern knüpfst auch Kontakte.

Tim hat seine Fragen zum Beispiel an Autoren und Literaturagenten gestellt.

Schritte zur „Selektiven Ignoranz“

Es gibt drei Schritte, um selektive Ignoranz zu beginnen und aufrechtzuerhalten:

1. Ignoriere eine Woche lang alle Medien, um dir selbst zu zeigen, dass du keine Zeit damit verbringen musst. Keine Nachrichten, Zeitschriften, Bücher, Hörbücher, Radio oder Fernsehen. Nicht ins Internet gehen, es sei denn, du brauchst es unbedingt, um eine Aufgabe für einen bestimmten Tag zu erledigen (keine Vorab-Recherche). Du kannst immer noch so viel Musik hören, wie du willst, eine Stunde fernsehen, um Spaß zu haben, und eine Stunde Belletristik lesen. (Und lies weiter The 4-Hour Workweek.) Dinge, die du bei diesem Schritt beachten solltest:

• Verbringe die freigewordene Zeit mit deiner Familie oder studiere The 4-Hour Workweek. (Es mag scheinheilig erscheinen, die Lektüre von The 4-Hour Workweek vorzuschlagen, aber Ferris sagt, dass es nicht so ist, weil das Buch wichtige Informationen enthält, die du sofort brauchst.)
• Bitte jeden Tag in der Mittagspause jemanden um einen fünfminütigen Rückblick auf aktuelle Ereignisse. Sobald du merkst, dass die aktuellen Ereignisse keinen Einfluss auf dein Leben oder deine Entscheidungen haben, hörst du auf zu fragen.
• Verwende Web-Plugins, um bestimmte Webseiten zu blockieren.

2. Stelle sicher, dass du, wenn du Informationen konsumierst, diese sofort und für etwas Wichtiges verwendest. Wenn du sie nicht sofort verwendest, wirst du sie vergessen, wenn du sie brauchst, und musst sie neu lernen. Lerne Dinge nur, wenn du sie wissen musst.
3. Beende Dinge nicht, wenn sie nicht hilfreich sind. Wenn du anfängst ein Buch zu lesen und feststellst, dass es langweilig oder nicht hilfreich ist, höre auf. So sparst du dir Zeit.

Schnelles Lesen

Befolge diese Schritte, um deine Lesegeschwindigkeit in nur wenigen Minuten zu erhöhen:

• Lies zwei Minuten lang, während du mit deinem Finger oder einem Bleistift unter jede Zeile fährst, während du sie so schnell wie möglich liest. Dies wird deinem Auge helfen, zur nächsten Zeile zu springen, ohne Zeit für die Neuorientierung zu verlieren.
• Drei Minuten lang konzentrierst du dich auf das dritte Wort am Anfang und Ende jeder Zeile. Auf diese Weise kannst du deine Augen weniger bewegen. Du kannst den Anfang und das Ende jeder Zeile mit deinem peripheren Sehen einfangen. Rücke weiter ein, wenn du dich wohler fühlst.
• Lies drei Minuten lang fünf Seiten so schnell du kannst mit den oben genannten Techniken. Es spielt keine Rolle, ob du dich an das Gelesene erinnerst. Gehe dann zurück zu einer angenehmen Geschwindigkeit. Du hast dein Grundtempo durch die fünf Seiten zurückgesetzt, also wird deine „angenehme Geschwindigkeit“ doppelt so schnell sein wie deine normale Geschwindigkeit.

Wenn du herausfinden willst, wie schnell du ein bestimmtes Buch liest, berechne die durchschnittlichen Wörter pro Zeile anhand von zehn Zeilen. Um die durchschnittlichen Wörter pro Seite zu erhalten, multipliziere die durchschnittlichen Wörter pro Zeile mit der Anzahl der Zeilen pro Seite. Zähle, wie viele Seiten du in einer Minute lesen kannst, und multipliziere dann die Seitenzahl mit der durchschnittlichen Anzahl der Wörter pro Seite.

Minimiere Unterbrechungen Ignoriere unwichtige oder nicht umsetzbare Informationen

Eine Unterbrechung ist etwas, das dich daran hindert, eine Aufgabe in einem Zug zu beenden. Der einfachste Weg, mit Unterbrechungen umzugehen, ist es, eine Reihe von Regeln für dich und andere aufzustellen. Sobald du einen Präzedenzfall dafür geschaffen hast, dass du nicht zulässt, dass andere deine Zeit verschwenden, und jeder die Regeln versteht, hast du ein sich selbst durchsetzendes System, für das du nie wieder Gehirnschmalz aufwenden musst. Dein System wird dir nicht nur Zeit sparen, sondern auch alle Beteiligten dazu bringen, effizienter zu sein.

Drei Arten von Unterbrechungen

Es werden drei Arten von Unterbrechungen behandelt: solche, die Zeit verschwenden, solche, die Zeit kosten, und solche, die Hilfe oder Zustimmung von außen benötigen.

Unterbrechungen, die Zeit verschwenden

Unterbrechungen, die Zeit verschwenden, sind nicht wichtig und können komplett ignoriert werden. Oft ist die zeitverschwendende Unterbrechung eine Person, die mit dir per E-Mail, Telefon oder persönlich sprechen möchte. Um mit diesen Unterbrechungen umzugehen, schränke den Zugang zu dir ein, und wenn du jemandem erlaubst, dich zu erreichen, stelle sicher, dass die Interaktion so effizient und handlungsorientiert wie möglich ist. Gib bekannt, dass E-Mail deine bevorzugte Kommunikationsmethode ist, dann das Telefon und als letzter Ausweg das persönliche Gespräch. Es gibt einige Schritte, um jede Methode der Kommunikation zu rationalisieren:

E-Mail

E-Mail ist die größte Ablenkung und Unterbrechung der modernen Zeit. Um zu kontrollieren, wie Leute dich per E-Mail erreichen:

• Schalte das automatische Senden/Empfangen und die Benachrichtigungen aus.
• Überprüfe deine Emails nur zweimal am Tag, mittags und um 16 Uhr. (Die meisten Antworten auf deine Emails sind zu diesen Zeiten bereits eingetroffen. Außerdem, wenn du morgens nicht nachschaust und diese Zeit für deine wichtigste Aktivität reservierst, kannst du nicht mit E-Mails oder dem Mittagessen als Ausrede prokrastinieren).
• Wenn du auf eine E-Mail antwortest, versuche, alle Optionen vorwegzunehmen, damit du keine Folge-E-Mails beantworten musst. Wenn du zum Beispiel jemanden fragst, ob etwas erledigt wurde, stelle die Frage und schreibe dann, wenn ja, mach dies, wenn nein, mach das. Die „wenns“ können die Leute an jemand anderen als dich verweisen, um Hilfe zu bekommen.
• Erstelle eine Auto-Antwort, um das neue System jedem zu erklären, der dir eine E-Mail schickt. Die Auto-Antwort wird die Leute dazu bringen, darüber nachzudenken, was sie dir zu sagen haben und ob es wirklich wichtig ist oder nicht. Sage den Leuten in der automatischen Antwort, dass du dich nur mittags und um 16 Uhr meldest, weil du sehr beschäftigt bist, und wenn sie dich dringend brauchen, können sie anrufen. Zum Schluss bedankst du dich für ihr Verständnis und betonst, dass sie von deiner Effizienz profitieren. Idealerweise richtest du die automatische Antwort ein, ohne um Erlaubnis zu fragen (erinnere dich an die Regeln des Regelbruchs). Wenn du das Gefühl hast, dass du fragen musst, wende dich an deinen direkten Vorgesetzten und schlage es als Versuch vor. Sag deinem Chef, dass du viel zu tun hast und es schwieriger ist, wenn du unterbrochen wirst. Du kannst die Unterbrechungen auch auf Spam oder externe E-Mails schieben.

Telefon

Kontrolliere, wie die Leute dich per Telefon erreichen:

• Habe zwei Telefone oder Nummern, eine für dringende Angelegenheiten, und eine für nicht dringende. Gehe immer an die dringende Nummer, es sei denn, du willst nicht oder es ist eine unbekannte Nummer. Du kannst sie auch auf die Voicemail gehen lassen und dann sofort die Voicemail abhören, um zu beurteilen, ob die Nachricht wirklich wichtig ist. Die dringende Nummer kommt in deine E-Mail-Autoantwort. Im Gegensatz dazu solltest du niemals die nicht dringende Nummer beantworten. Schalte den Klingelton aus und stelle das Telefon so ein, dass es direkt zur Voicemail geht. Trage dein Telefon nicht 24/7 mit dir herum.
• Überprüfe deine Voicemail zweimal am Tag, genauso wie du es mit deiner E-Mail machst. Deine Voicemail-Nachricht sollte die gleichen Informationen enthalten wie deine automatische E-Mail-Antwort – zu welchen Zeiten du die Voicemail abhörst, die dringende Nummer, ein Dankeschön für dein Verständnis und eine Notiz darüber, wie dieses System dir hilft, Menschen besser zu bedienen. Wenn möglich, antworte auf Sprachnachrichten per E-Mail.
• Wenn du mit jemandem telefonierst, behandle ihn mit Dringlichkeit. Verschwende keine Zeit mit Smalltalk oder „Wie geht’s?“ – sobald der Anrufer sich vorgestellt hat, sage, dass du beschäftigt bist und frage, wie du ihm helfen kannst. Wenn der Anrufer sagt, dass er später zurückrufen wird, lass das nicht zu – bring ihn dazu, sein Problem schnell zu erklären. Wenn sie anfangen zu schwafeln, sag ihnen, dass du in fünf Minuten ein Gespräch hast und bitte sie, dir eine E-Mail zu schicken.

Persönlich

Du wirst wahrscheinlich einige Leute verärgern, wenn du die persönliche Kommunikation einschränkst, auch wenn du es höflich tust, aber sobald die Leute erkennen, dass das deine allgemeine Politik ist, werden sie es akzeptieren. Um zu kontrollieren, wie Leute dich persönlich erreichen:

• Nimm nur an Meetings teil, die die folgenden Kriterien erfüllen: sie haben ein geplantes Ende, sie dauern nicht länger als eine halbe Stunde und sie dienen dazu, eine Entscheidung zu treffen. Selbst wenn ein Meeting diese Kriterien erfüllt, kannst du die Tagesordnung wahrscheinlich effizienter per Anruf oder E-Mail behandeln. Der Autor hat seit fünf Jahren an keinem Meeting mehr teilgenommen.
• Schlage eine E-Mail vor, wenn jemand ein Treffen vorschlägt. Wenn sie nicht einverstanden sind, schlage stattdessen einen Anruf vor. Sag ihnen, dass du andere dringende Aufgaben hast, die ein Treffen verhindern. Wenn sie darauf bestehen, bitte sie, dir im Voraus eine E-Mail mit der Tagesordnung des Treffens zu schicken. Sage, dass du wissen willst, worum es bei dem Treffen geht, damit du dich vorbereiten kannst, und bedanke dich im Voraus für die Zusendung der Tagesordnung. Das Dankeschön im Voraus macht es wahrscheinlicher, dass sie dir die Agenda tatsächlich schicken. Sobald du die Agenda hast, kannst du vielleicht alle Punkte in einer E-Mail ansprechen und so ein Treffen überflüssig machen.
• Bitte darum, von einem bestimmten Meeting „nur dieses eine Mal“ entschuldigt zu werden. Sage dem Gastgeber des Meetings, dass du wirklich überwältigt bist und nur dieses eine Mal das Meeting aussetzen möchtest. Versprich, dass du die Informationen nachholen wirst. Während das Meeting läuft, stelle sicher, dass du sehr produktiv bist und mehr erledigst als das Meeting. Das nächste Mal, wenn du darum bittest, ein Meeting auszusetzen, erwähne, wie viel du geschafft hast. Versuche, aus „einmalig“ ein „immer“ zu machen.
• Kontrolliere das Zeitlimit des Meetings. Ein Meeting sollte nicht länger als eine halbe Stunde dauern. Um Meetings kurz zu halten, erlaube es den Leuten nicht, sich zu unterhalten oder vom Thema abzuweichen. Wenn du das Meeting nicht kurz halten kannst, plane, früher zu gehen. Frage den Gastgeber des Meetings, ob du zuerst präsentieren kannst, weil du eine erfundene Verpflichtung hast. Sag, dass es zu einer ungeraden Zeit ist (9:20 Uhr statt 9 Uhr), um es glaubhafter zu machen.
• Alternativ: Lass niemanden im Voraus wissen, dass du gehen wirst und täusche während des Meetings vor, dass du einen dringenden Telefonanruf bekommst. Optional: Sei lautstark über die Unproduktivität von Meetings. Die Leute werden wahrscheinlich anderer Meinung sein, also sei darauf vorbereitet, dich zu verteidigen oder alternative Ideen anzubieten.
• Lass dich an deinem Arbeitsplatz oder in deinem Büro nicht unterbrechen. Hänge ein „Bitte nicht stören“-Schild auf (funktioniert besser in einem Büro als in einer Kabine), setze Kopfhörer auf (unabhängig davon, ob du etwas hörst) oder tue so, als würdest du telefonieren. Wenn du die Telefon-Methode verwendest und jemand versucht, später zurückzukommen, behandle es genauso wie einen Anruf auf deiner Notfallleitung. Plaudere nicht, zwinge sie dazu, dir die Kurzversion zu geben, und wenn sie ausschweifen, lass sie dir eine E-Mail schicken. Wenn du jemanden nicht abwimmeln kannst, gib vor, dass du nur ein paar Minuten Zeit hast, bevor ein Anruf kommt.

Unterbrechungen, die Zeit beanspruchen

Dinge, die Zeit kosten, sind Dinge, die getan werden müssen, dich aber von wichtigen, wichtigen Aufgaben ablenken. Zum Beispiel müssen Telefonanrufe beantwortet werden und der Kundenservice muss erledigt werden, ist aber nicht besonders wichtig.

Der effektivste Weg, um mit solchen Unterbrechungen umzugehen, ist es, sie zu „stapeln“ – sie für eine bestimmte Zeit aufzusparen und sie alle auf einmal zu erledigen. Batching spart Zeit, denn jede Aufgabe, die du erledigst, benötigt Zeit zum Einrichten. Normalerweise braucht man nicht mehr Zeit, um eine Aufgabe einmal zu erledigen, als wenn man sie mehrere Male erledigt. Wenn du zum Beispiel Kekse backst, musst du den Ofen vorheizen und die Zutaten aus dem Vorratsschrank holen. Beides musst du tun, egal ob du einen oder sechs Dutzend Kekse backst. Wenn du zehn Minuten brauchst, um den Ofen vorzuheizen und die Zutaten zu besorgen, und du einen Keks pro Tag für fünf Tage machst, sind das 50 Minuten Vorbereitungszeit. Wenn du einmal fünf Kekse machst, sind das nur zehn Minuten Vorbereitungszeit.

Zusätzlich zu der Anlaufzeit, die für eine Unterbrechung benötigt wird, kann es bis zu 45 Minuten dauern, bis du wieder voll produktiv an deiner ursprünglichen Aufgabe arbeiten kannst.

Hier ist, wie du die zeitsparenden Effekte des Batchings berechnen kannst:

• Entscheide, wie viel dir deine Zeit wert ist, oder berechne, wie viel du pro Stunde bezahlt wirst. Um deinen Stundenlohn zu berechnen, ziehe drei Nullen von deinem Jahresgehalt ab und teile die Zahl durch zwei.
  • Wenn du zum Beispiel 50.000$/Jahr verdienst, verdienst du 25$/Stunde.
• Schätze ab, wie viel Zeit du durch Batching sparen kannst. Berücksichtige die Einrichtungszeit und die Zeit für die Neuausrichtung.
• Berechne den Geldwert der gesparten Zeit.
  • Beispiel #1: Wenn du wöchentlich batchst und du dadurch zwei Stunden sparst, multipliziere deinen Stundensatz mit 10 und erhalte $250.
  • Beispiel #2: Wenn du monatlich batchst und du dadurch 40 Stunden sparst, multipliziere deinen Stundensatz mit 40 und erhalte $1000.
• Berechne den Geldwert der Opportunities, die du durch das Batching verpasst hast.
  • Wenn du zum Beispiel nur einmal pro Woche deine E-Mails checkst und einen Verkauf verpasst hast, der dir $80 eingebracht hätte, bist du immer noch der Gewinner, weil du durch das Batching $250 gespart hast. Wenn du keine wichtigen Dinge verpasst, kannst du versuchen, noch seltener zu mailen, z.B. alle zwei Wochen. Wenn du wichtige Dinge verpasst (was auch immer du verpasst hast, hat einen Verlust von mehr als 250$ verursacht), dann mische öfter (aber niemals täglich). Versuche, dein System so zu reparieren, dass du wieder zu wöchentlich zurückkehren kannst.
• Berücksichtige auch den nicht-monetären Wert des Batchings, wie z.B. die Hauptaufgabe, die du erreichen konntest, ohne von dem abgelenkt zu werden, was du gebatched hast.

Unterbrechungen, die fremde Hilfe oder Genehmigung erfordern

Unterbrechungen, die fremde Hilfe oder Genehmigung erfordern, verschwenden sowohl die Zeit der Person, die Hilfe benötigt, als auch die des Genehmigers. Wenn zum Beispiel die Genehmigung des Managers für eine Rückerstattung eingeholt werden muss, muss der Mitarbeiter Zeit damit verbringen, den Manager ausfindig zu machen und auf seine Ankunft zu warten. Der Manager verliert Zeit, weil er seine Arbeit unterbrechen muss, um sich um die Rückerstattung zu kümmern. Diese Unterbrechungen sind normalerweise auf Mikromanagement zurückzuführen.

Wenn du ein Angestellter bist, brauchst du Zugang zu allen relevanten Informationen und die Autorität, Entscheidungen zu treffen. Um dies zu bekommen, sprich mit deinem Chef und betone, dass du mehr Entscheidungsbefugnis willst, damit du produktiver sein kannst und sie weniger unterbrichst. Stelle Regeln auf, z.B. wenn eine Reparatur weniger als 20 $ kostet, kannst du sie selbst genehmigen. Schlage eine Probezeit vor, in der dein Chef deine Entscheidungen überprüft. Frage, ob es vernünftig ist – es ist schwer für Menschen zu sagen, dass Dinge unvernünftig sind.

Wenn du ein Unternehmer bist, musst du deinen Mitarbeitern so viele Informationen und Entscheidungsbefugnisse wie möglich geben. Wenn du Menschen Verantwortung gibst und ihnen vertraust, wird ihre Intelligenz deine Erwartungen übertreffen. Und selbst wenn du etwas selbst besser machen könntest als jemand anderes, bedeutet das nicht, dass es eine gute Nutzung deiner Zeit ist.

Besonders der Kundenservice neigt dazu, voll von solchen Unterbrechungen zu sein. Der Autor hatte zum Beispiel eine Firma namens BrainQUICKEN, die Nahrungsergänzungsmittel verkaufte. Er lagerte den Kundenservice aus, wollte aber dennoch produktbezogene Fragen persönlich bearbeiten. Das war nicht skalierbar – er bekam schnell viel mehr E-Mails, als er bewältigen konnte und musste Werbung und Versand einschränken, weil er nicht mithalten konnte. Die meisten seiner E-Mails betrafen nicht einmal Produkte, sondern waren Fragen von Kundendienstmitarbeitern, was sie tun durften. Alle Situationen waren unterschiedlich, so dass der Autor nicht einfach ein Handbuch schreiben konnte, und er wusste sowieso nicht genug über Kundenservice, um das zu tun.

Um damit umzugehen, stellte Tim Ferris eine Regel auf – er entschied, dass die Mitarbeiter bei Problemen, deren Behebung weniger als 100 Dollar kosten würde, ihr Urteilsvermögen nutzen sollten, um den Kunden bei Laune zu halten und das Problem so zu lösen, wie sie es wollten. Zusätzlich zur Reduzierung der E-Mails hatte diese Regel den Vorteil, dass sie das Wissen des Kundenbetreuers nutzte. Er behielt die Zahlen im Auge und erfuhr, dass es weniger als $20 kostete, die meisten Probleme zu beheben. Im ersten Monat schätzte er, dass seine Mitarbeiter insgesamt etwa 200 Dollar mehr ausgaben, als sie es getan hätten, wenn er alle ihre Aktionen geleitet hätte. Diese 200 Dollar waren die 100 Stunden seiner eigenen Zeit wert, die er eingespart hat. Außerdem führte dieser Ansatz dazu, dass die Kunden einen viel schnelleren Service erhielten. Retouren fielen.